Классификация Деловых Документов Реферат

Классификация Деловых Документов Реферат.rar
Закачек 3037
Средняя скорость 5581 Kb/s

Классификация Деловых Документов Реферат

Деловые документы классифицируются по различным признакам: поступлению, происхождению, направлению, стадиям создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

По поступлению деловые документы делятся на официальные (служебные) и личные.

Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным лицом и оформляется в установленном порядке. Должностное лицо осуществляет функцию представителя власти и занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных, административно-хозяйственных обязанностей. Такой документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации, предприятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

Среди официальных документов выделяют личные, удостоверяющие личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).

Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей (письмо, записка).

По происхождению различают документы внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри создавшей его организации (приказ, распоряжение, акт). Внешний документ предназначен для направления за пределы организации, в которой он создан (письмо, телеграмма, запрос).

По направлению деятельности документы делят на входящие и исходящие. Входящий документ поступает в организацию, исходящий — направлен из учреждения (организации, предприятия).

По стадиям создания различают черновой, беловой документы, оригинал и копию. Черновой документ — рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой — имеет текст, переписанный или перепечатанный с чернового документа без помарок и исправлений. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называют умноженными, когда они составлены в нескольких экземплярах и каждый из них имеет одинаковую юридическую силу (договор, положение, устав).

Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в т. ч. элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны.

Различают несколько видов копий: выписки-копии, воспроизводящие часть текста документа; отпуски — полные копии документа. Особый вид копии — дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

По сложности выделяют простые (рассматривают один вопрос) и сложные (два или несколько вопросов) документы.

По срокам исполнения документы делятся на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостоверения) и несрочные.

По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, отчет, протокол и др.), а также и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и т. п.).

По гласности различают документы обычные, секретные, для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку и гриф секретности — «секретно». С ними ведут работу лица, которые имеют разрешение и ознакомлены со специальной инструкцией по секретному делопроизводству. Документы служебного пользования, содержащие несекретные сведения, не подлежат огласке в открытой печати, по радио, телевидению, используются только работниками данного предприятия (организации, учреждения). На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По срокам хранения выделяют: документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

По форме различают стандартные (типовые) и индивидуальные документы. Стандартный документ содержит однородные вопросы и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан на бланке, где имеется постоянная и переменная информация (командировочное удостоверение, справка).

Индивидуальные документы создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат творчества исполнителя (докладная записка).

Средства формирования ЛК: Работа со служебными документами: автобиография, заявление, резюме и т.д.

Средства формирования ГК: Последовательное подчинение однотипных форм (Р.п.). Однородные члены предложения.

Средства формирования КК: Ролевая игра «Прием документов».

СРСП – Различать виды документов.

СРС– Составить информационно-справочный документ – протокол.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». В обычном употреблении слово имеет три основных значения: 1) деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь (расходный Д., проездной Д.); 2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.); 3) письменное свидетельство о чем-нибудь (древние грамоты и т.п.) (Ожегов С.И. Словарь русского языка. – М.: Русский язык, 1982, с.153).

Управление предприятием есть в значительной степени информационный процесс: получение и обработка информации, принятие решения и его исполнение. Для выработки верного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация. Этим качествам информации и должен отвечать документ.

Деловой документ является источником и носителем информации, способом фиксации защищаемых законом действий. Как инструмент управления документы используются в планировании, финансировании, кредитовании, бухгалтерском учете и отчетности, оперативном управлении, кадровом обеспечении деятельности организации и т.п. В документах закрепляется государственное устройство, они служат для общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, между юридическими и физическими лицами. Зафиксированная на материальном носителе информация (документ), имеющая юридическую силу. Служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при разрешении трудовых споров в народном суде.

Классификация документов – это деление их по признакам сходства и различия.

По способу фиксации документы делятся на письменные, графические, акустические, фото-, кино-, видеодокументы.

По содержанию документы делятся на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма и т.д.

По видам бывают документы типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

По месту составления различают документы внутренние и внешние (входящая и исходящая корреспонденция).

По срокам исполнения выделяются документы срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

По степени гласности бывают документы обычные, для служебного пользования (конфиденциальные) и секретные (строго конфиденциальные).

По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

По стадиям создания документы подразделяются на оригиналы (подлинники, первые экземпляры) и копии.

По срокам хранения выделяют документы: постоянного срока хранения, свыше 10 лет и временного – до 10 лет.

Документирование и оформление трудовых отношений

Виды заявлений, резюме

1. При поступлении на работу кандидатом подается заявление, которое является официальной просьбой и основанием для зачисления в штат.

В тексте заявления излагается просьба о приеме на работу, где указывается профессия, специальность, квалификация и должность, на которую претендует работник.

Заявление имеет следующие реквизиты:

место проживания автора;

вид документа (заявление);

подпись составителя и дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от (кого); а также употреблять архаизмы вроде «убедительно прошу Вас», «заранее признателен», «к сему» и т.д.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

2. Заявление о приеме на работу может быть выглядеть таким образом

Генеральному директору фирмы «Эко»

г-ну Сабирову А.С.

Ахатовой Гульнары Булатовны,

проживающей по адресу: 000005,

Алматы, ул.Кастеева, д.2, кв.7

Заявление Прошу принять меня на работу в отдел перевозок оператором.

3.Сравните начальные реквизиты заявления. Какую форму, на ваш взгляд, следует выбрать при обозначении автора заявления – родительного падежа без предлога или с предлогом от?

Начальнику лаборатории Начальнику лаборатории

Логинову И.Т. Логинову И.Т.

Николаевой В.Н. от Николаевой В.Н.

4. При обозначении автора заявления допустимы две формы: роди­тельного падежа без предлога и с предлогом от. При употреблении родительного падежа без предлога подчеркивается принадлежность документа (чье заявление), форма родительного падежа с предлогом от указывает на адресующий характер документа (от кого направлен документ). В настоящее время по канцелярской традиции предпоч­тителен вариант без предлога.

К заявлению прилагаются необходимые документы: автобиография; анкета или личный листок по учету кадров; рекомендательное письмо (характеристика); фотографии для анкеты и удостоверения; копия документа об образовании или профессиональной квалификации. Паспорт предъявляется лично.

5. В последнее время при приеме на работу требуют резюме – объективные данные о кандидате на должность.

В состав резюме входят следующие реквизиты: название документа (резюме); дата рождения; семейное положение; домашний адрес; домашний, рабочий телефон; образование (что и когда окончил, специальность); место работы и специализация; опыт работы; владение иностранными языками, оргтехникой; личные качества; интересы; предполагаемая должность. Все реквизиты пишутся без абзацев, но каждый реквизит начинается с новой строки.

Отдельная составная часть документа называется реквизитом.

Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной и т.п. деятельности, о деловых качествах кого-либо.

В характеристике даются сведения, касающиеся социально-типизированных, официальных сторон жизни человека.

Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора.

Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо.

Опираясь на образцы, составить автобиографию, резюме, заявление. Напишите заявление о выделении вам материальной помощи; о предоставлении вам трехдневного отпуска. Обоснуйте вашу просьбу, используя нужные союзы или предлоги: для, в связи, из-за, в целях, с целью, по причине, вследствие того что, ввиду того что.

*** 1.2. Составить характеристику сокурсника (цы).

Напишите сочинение «Мой друг». Какие различия в содержании и стиле изложения должны быть в этих текстах? Какой круг тем можно отразить в характеристике, в сочинении?

1.3. Какие сведения вам необходимы для составления данных видов документов?

Установите соответствие. Составьте с каждым из наименований документов предложения.

1.Заявление 1.Документ, содержащий отзыв

о деловых качествах кого-либо.

2.Расписка 2.Документ, содержащий просьбу о чем-либо.

3.Характеристика 3.Документ, подтверждающий получение чего-

Перечислите основные требования к оформлению деловых документов, обоснуйте его на примере.

3.1. Запишите по памяти обязательные реквизиты документов разного назначения.

***** Задания для самопроверки

1. Документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной и т.п. деятельности, о деловых качествах кого-либо

2. Документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора

3.Документ, содержащий просьбу о чем-либо

4. Документ, подтверждающий получение чего-либо

5.Объективные данные о кандидате на должность


Статьи по теме